Sonntag, 15. Oktober 2006

Richtig präsentieren

Dieser Artikel will nicht, wie der Titel auf den ersten Blick vermuten lässt, aufzeigen, wie man im Jahre des Herren 2006 „richtige“ (sprich: ansprechende?) Präsentationen hält. Für dieses Thema würde ich mich kaum berufen fühlen, da ich in meinem Leben bisher nur ein paar Dutzend Vorträge, Referate und Präsentationen gehalten habe – und dies meistens „nur“ vor Mitschülern und -studenten. Für richtige Ratschläge in der Richtung möchte ich lieber auf Tipps und Tricks gestandener Führungskräfte verweisen, die wöchentlich um die halbe Welt Reisen und Ihresgleichen Dinge im Wert von Millionen verkaufen und verklickern dürfen/müssen.

Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt viel mehr auf den „Requisiten“, also eher dem technischen Background, wie man (digitale) Präsentationen vorbereitet und Super-GAUs vermeidet.

Persönliche Vorgeschichte

Auschlag dafür hat meine Freundin gegeben, die sich heute ihre erste Präsentation für die Fachhochschule zusammenkopiert und -geklickt hat (Generation Wikipedia eben). Ein (ungelöstes) Druckerproblem hatte die Gemüter bereits auf Kochtemperatur hochgewiegelt, als sie mir per Chat auch noch den Satz ins Gewicht warf, der unter anderen Umständen beziehungsgefährdend sein könnte:

[ironisch] mac isch verdammi geil!

Da ich es war, der ihr den Mac „angedreht“ hat (nicht zuletzt mit dem Eigeninteresse, so weniger Support-Aufwand zu leisten als mit einer Wintel-Kiste), fand ich mich nun in der Schuld.

Was war geschehen?

Das Problem

Meine Freundin hatte sich heute im Laufe des Nachmittags also auf ihrem Mac mit Microsoft PowerPoint 2004 ihre Präsentation zusammengeklickt. Als sie die Datei auf dem elterlichen Windows-Rechner mit Microsoft Office XP betrachten wollte, gab es anscheinend ein grosses Problem:

Es wurden keine Bilder angezeigt.

Da hatten wir den Salat. Da ich selber noch nie eine PowerPoint-Präsentation zusammengestiefelt habe (Erklärung siehe unten), war mir dieses Problem völlig neu.

Scheiss Mac oder …

… nicht doch eher: Scheiss Microsoft? Auf den ersten Blick mag es sich hierbei um ein Kompatibilitätsproblem zwischen Mac und Windows handeln, was den Mac-Hassern in die Hände spielt. Lässt man sich die ganze Sache aber erneut durch den Kopf gehen, ist klar, dass der Schuldige eindeutig Microsoft ist. Es ist Aufgabe des Herstellers eines Produkts, das für verschiedene Plattformen angeboten wird, dessen Kompatibilität untereinander zu gewährleisten. Apple trifft in diesem Fall absolut keine Schuld. Dass es auch anders geht, zeigen beispielsweise Adobe und ehemals auch Macromedia.

Die Bestätigung

Nach einigen Recherchen im Netz war bald klar, dass das Problem tatsächlich bestand und bekannt war:

Whereas PowerPoint for Mac uses QuickTime to handle audio and video, the Windows version uses built-in Windows functions (MCI) to do so, which greatly limits the amount of file types that can be viewed on both platforms (only a few, like MPEG and AVI can be handled on both).

Quelle: PC to Mac and Back

Anstelle dass die Entwickler in Redmond sich für den (aus meiner Sicht) vernünftigen Weg entschieden und die Filter in das Produkt selbst integrierten, griffen sie auf die Komponenten zurück, die das jeweilige Gast-Betriebssystem anbot. Das einzige Problem ist hierbei nur, dass es nur wenige Formate gibt, die von beiden Komponenten unterstützt werden.

Würden bei Microsoft Pragmatiker arbeiten, wäre dies nicht derart wild: Nach dem Import würden (zumindest) Bilder eines von zwei „internen“ Standardformaten konvertiert – eines für Vektoren (EPS?), eines für Pixel-Grafiken (PNG?). Der Austausch zwischen den Plattformen wäre so – trotz unterschiedlicher Import-Filter – sichergestellt. Und wer Filme in seine Präsentation integriert – naja, dem ist so oder so nicht mehr zu helfen.

Was kann man als Anwender besser machen?

Nach der Lektüre einiger Forenbeiträge auf Google Groups fand ich einen Hinweis, den man als Mac- (wie übrigens auch Windows-Anwender) beherzigen sollte:

This is another reason why you never want to drag images into PowerPoint. Not from the web, not from anyplace else.

I’m afraid that there’s not much you can do to get the files to open on PCs other than re=adding the images. You’ll want to save them from the web to your computer, then use Insert, Picture, From File to bring them into PPT.

Quelle: mac to windows images

Kurz: Will man Grafiken in PowerPoint-Präsentationen einfügen, speichert man diese aus dem Browser in dasselbe Verzeichnis, in dem sich die .ppt-Datei befindet. Wichtig ist, dass es sich hierbei um GIF/JPG/PNG-Dateien handelt, denn diese scheinen sowohl unter PowerPoint Windows als auch Mac problemlos gelesen werden zu können. Drag & Drop der Bilder in das Dokument ist Tabu. Man geht den Weg über das Menu:

Einfügen > Bild > Aus Datei ...

So scheint der Anwender verhindern zu können, dass Bilder unter Mac OS X als PICT-Dateien in der PowerPoint-Datei abgelegt werden, die das Windows-Pendant nicht versteht.

Tipps vom Profi

Im Netz habe ich einen sehr gut geschriebenen (englischen) Artikel gefunden, der das genannte Problem noch deutlich ausführlicher bespricht. Leider scheint der Server tot zu sein – die Kopie auf Google Cache hilft aus.

Ich habe mir die Mühe gemacht, den Artikel noch etwas zu büschelen und biete ihn hier (urheberrechtswidrig) als Download an.

eMeidis goldene Regeln für digitale Präsentationen

Grundsatz – wie immer: KISS – Keep It Simple, Stupid. Je weniger komplex die Anforderungen an eine Präsentation sind, desto weniger kann schief gehen (dazu sei auch auf Murphys Gesetze verwiesen). Die Komplexität vergrössert sich mit jedem zwischengeschalteten Hilfsmittel zwischen Inhalt und Präsentation/Projektion. Also etwa Strom, Laptop, Beamer-Kabel etc.

  • Proprietäre Software? Never. Und damit meine ich sowohl Microsoft PowerPoint wie auch Apples Keynote. Wer es nicht lassen kann, benutzt zwar eine der beiden genannten Applikationen, um sich Präsentationen zusammenzubasteln (wahre Männer vertrauen nicht nur bei … ich schweife ab … auf LaTeX. Ist das Produkt aber einmal fertig, generiert man sich daraus eine PDF-Datei (PDF – das ist Plattformkompatibilität, wie sie der gemeine Microsoft-User eigentlich auch erwarten dürfte) und stellt diese im guten, alten Acrobat-Reader (der suckt zwar) dar. Wer es noch nicht weiss: Unter dem Menupunkt Fenster lässt sich der Vollbildmodus einschalten. Das PDF verhält sich nun wie eine PowerPoint-Präsentation – mit den Cursor-Tasten blättert man vor oder zurück.
  • Präsentation auf dem eigenen Gerät, aber … nur dann, wenn man genügend Fachwissen verfügt, auftretende Probleme selbständig zu lösen (Typisch: Wie schalte ich auf den Zwei-Monitor-Betrieb um? Wie bediene ich einen Beamer? Verfüge ich über die entsprechenden Datenkabel? Wieso stört diese nervige „Battery exhausted“-Warnung meine schöne Präsentation?). Das führt dazu, das nach meiner restriktiven Logik etwa 90% der Präsentierenden lieber gleich auf die guten, alten Folien ausweichen sollten. Sorry – aber die Technik ist leider nicht so weit, dass Ahnungslose diese fehlerfrei bedienen könnten.
  • Multimedia? Nein danke. Wer weder auf Filme und aus dem Hintergrund hereinfliegende Punkte-Wolken verzichten kann, hat ein Qualitätsproblem mit dem Inhalt seiner Präsentation. Denn solche Feuerwerke dienen meiner Meinung nach hauptsächlich dazu, inhaltliche Schwächen zu verdecken.
  • Pointing Device Wahre Profis haben einen Laserpointer im Sack. Randbemerkung: Die wenigsten Professoren an den Unis verfügen über dieses einfache und billige Hilfsmittel, obwohl die Damen und Herren seit Jahr(zehnt)en wöchentlich zweistündige Präsentationen halten. Noch besser, wenn man über ein Gerät verfügt, das auch gleich per Funk Mausklicks überträgt und der Präsentierende deshalb nicht an einen Radius von 0.5m um das Gerät herum gebunden ist. Das ultimative Profi-Zeigegerät vibriert sogar nach einer gewissen Zeit – optimal für Leute wie mich, die für ihre viel zu langen Referate gefürchtet sind.
  • Plan B Notfälle können immer auftreten. Deshalb lohnt es sich, je nach Wichtigkeit der Präsentation einen Plan B zu verfolgen. Dies könnte beispielsweise der Ausdruck der Präsentation auf Folien sein. Tritt ein Stromausfall ein, hilft aber selbst diese Vorkehrung nichts. Schick sind auch Handouts, die die sechs Folien auf ein A4-Blatt packen – Leseschwache und Leute, die dem Präsentator gerne ein paar Slides voraus sind, werden es schätzen.

Wie hält es eigentlich eMeidi?

Haltet eure Kinnladen fest – eMeidi ist gerade in der Hinsicht im letzten Jahrhundert „stecken“ geblieben und führt seine Präsentationen mit Technik aus Opas Zeiten durch: Mit Folien, die von dem guten, alten Proki-Schreiber an die Wand projiziert werden. Gerade ich, der täglich Stunden hinter der Kiste verbringt, verwende keine digitalen Hilfsmittel zur Präsentation? Jepp. Getreu dem Motto: Nicht auf die ins Bild hereinfliegenden PowerPoint-Pünktli-Ergüsse kommt es drauf an, sondern um den Inhalt.

Die Slides fertige ich übrigens mit Microsoft Word. Mit der gesparten Zeit lese ich lieber noch ein weiteres Buch über das Referats-Thema und bin dann noch etwas sattelfester bei der freien Präsentation des Themas…

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Labels: Allgemein

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