Dieser Artikel will nicht, wie der Titel auf den ersten Blick vermuten lässt, aufzeigen, wie man im Jahre des Herren 2006 „richtige“ (sprich: ansprechende?) Präsentationen hält. Für dieses Thema würde ich mich kaum berufen fühlen, da ich in meinem Leben bisher nur ein paar Dutzend Vorträge, Referate und Präsentationen gehalten habe – und dies meistens „nur“ vor Mitschülern und -studenten. Für richtige Ratschläge in der Richtung möchte ich lieber auf Tipps und Tricks gestandener Führungskräfte verweisen, die wöchentlich um die halbe Welt Reisen und Ihresgleichen Dinge im Wert von Millionen verkaufen und verklickern dürfen/müssen.

Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt viel mehr auf den „Requisiten“, also eher dem technischen Background, wie man (digitale) Präsentationen vorbereitet und Super-GAUs vermeidet.

Persönliche Vorgeschichte

Auschlag dafür hat meine Freundin gegeben, die sich heute ihre erste Präsentation für die Fachhochschule zusammenkopiert und -geklickt hat (Generation Wikipedia eben). Ein (ungelöstes) Druckerproblem hatte die Gemüter bereits auf Kochtemperatur hochgewiegelt, als sie mir per Chat auch noch den Satz ins Gewicht warf, der unter anderen Umständen beziehungsgefährdend sein könnte:

[ironisch] mac isch verdammi geil!

Da ich es war, der ihr den Mac „angedreht“ hat (nicht zuletzt mit dem Eigeninteresse, so weniger Support-Aufwand zu leisten als mit einer Wintel-Kiste), fand ich mich nun in der Schuld.

Was war geschehen?

Das Problem

Meine Freundin hatte sich heute im Laufe des Nachmittags also auf ihrem Mac mit Microsoft PowerPoint 2004 ihre Präsentation zusammengeklickt. Als sie die Datei auf dem elterlichen Windows-Rechner mit Microsoft Office XP betrachten wollte, gab es anscheinend ein grosses Problem:

Es wurden keine Bilder angezeigt.

Da hatten wir den Salat. Da ich selber noch nie eine PowerPoint-Präsentation zusammengestiefelt habe (Erklärung siehe unten), war mir dieses Problem völlig neu.

Scheiss Mac oder …

… nicht doch eher: Scheiss Microsoft? Auf den ersten Blick mag es sich hierbei um ein Kompatibilitätsproblem zwischen Mac und Windows handeln, was den Mac-Hassern in die Hände spielt. Lässt man sich die ganze Sache aber erneut durch den Kopf gehen, ist klar, dass der Schuldige eindeutig Microsoft ist. Es ist Aufgabe des Herstellers eines Produkts, das für verschiedene Plattformen angeboten wird, dessen Kompatibilität untereinander zu gewährleisten. Apple trifft in diesem Fall absolut keine Schuld. Dass es auch anders geht, zeigen beispielsweise Adobe und ehemals auch Macromedia.

Die Bestätigung

Nach einigen Recherchen im Netz war bald klar, dass das Problem tatsächlich bestand und bekannt war:

Whereas PowerPoint for Mac uses QuickTime to handle audio and video, the Windows version uses built-in Windows functions (MCI) to do so, which greatly limits the amount of file types that can be viewed on both platforms (only a few, like MPEG and AVI can be handled on both).

Quelle: PC to Mac and Back

Anstelle dass die Entwickler in Redmond sich für den (aus meiner Sicht) vernünftigen Weg entschieden und die Filter in das Produkt selbst integrierten, griffen sie auf die Komponenten zurück, die das jeweilige Gast-Betriebssystem anbot. Das einzige Problem ist hierbei nur, dass es nur wenige Formate gibt, die von beiden Komponenten unterstützt werden.

Würden bei Microsoft Pragmatiker arbeiten, wäre dies nicht derart wild: Nach dem Import würden (zumindest) Bilder eines von zwei „internen“ Standardformaten konvertiert – eines für Vektoren (EPS?), eines für Pixel-Grafiken (PNG?). Der Austausch zwischen den Plattformen wäre so – trotz unterschiedlicher Import-Filter – sichergestellt. Und wer Filme in seine Präsentation integriert – naja, dem ist so oder so nicht mehr zu helfen.

Was kann man als Anwender besser machen?

Nach der Lektüre einiger Forenbeiträge auf Google Groups fand ich einen Hinweis, den man als Mac- (wie übrigens auch Windows-Anwender) beherzigen sollte:

This is another reason why you never want to drag images into PowerPoint. Not from the web, not from anyplace else.

I’m afraid that there’s not much you can do to get the files to open on PCs other than re=adding the images. You’ll want to save them from the web to your computer, then use Insert, Picture, From File to bring them into PPT.

Quelle: mac to windows images

Kurz: Will man Grafiken in PowerPoint-Präsentationen einfügen, speichert man diese aus dem Browser in dasselbe Verzeichnis, in dem sich die .ppt-Datei befindet. Wichtig ist, dass es sich hierbei um GIF/JPG/PNG-Dateien handelt, denn diese scheinen sowohl unter PowerPoint Windows als auch Mac problemlos gelesen werden zu können. Drag & Drop der Bilder in das Dokument ist Tabu. Man geht den Weg über das Menu:

Einfügen > Bild > Aus Datei ...

So scheint der Anwender verhindern zu können, dass Bilder unter Mac OS X als PICT-Dateien in der PowerPoint-Datei abgelegt werden, die das Windows-Pendant nicht versteht.

Tipps vom Profi

Im Netz habe ich einen sehr gut geschriebenen (englischen) Artikel gefunden, der das genannte Problem noch deutlich ausführlicher bespricht. Leider scheint der Server tot zu sein – die Kopie auf Google Cache hilft aus.

Ich habe mir die Mühe gemacht, den Artikel noch etwas zu büschelen und biete ihn hier (urheberrechtswidrig) als Download an.

eMeidis goldene Regeln für digitale Präsentationen

Grundsatz – wie immer: KISS – Keep It Simple, Stupid. Je weniger komplex die Anforderungen an eine Präsentation sind, desto weniger kann schief gehen (dazu sei auch auf Murphys Gesetze verwiesen). Die Komplexität vergrössert sich mit jedem zwischengeschalteten Hilfsmittel zwischen Inhalt und Präsentation/Projektion. Also etwa Strom, Laptop, Beamer-Kabel etc.

• Proprietäre Software? Never. Und damit meine ich sowohl Microsoft PowerPoint wie auch Apples Keynote. Wer es nicht lassen kann, benutzt zwar eine der beiden genannten Applikationen, um sich Präsentationen zusammenzubasteln (wahre Männer vertrauen nicht nur bei … ich schweife ab … auf LaTeX. Ist das Produkt aber einmal fertig, generiert man sich daraus eine PDF-Datei (PDF – das ist Plattformkompatibilität, wie sie der gemeine Microsoft-User eigentlich auch erwarten dürfte) und stellt diese im guten, alten Acrobat-Reader (der suckt zwar) dar. Wer es noch nicht weiss: Unter dem Menupunkt Fenster lässt sich der Vollbildmodus einschalten. Das PDF verhält sich nun wie eine PowerPoint-Präsentation – mit den Cursor-Tasten blättert man vor oder zurück.
• Präsentation auf dem eigenen Gerät, aber … nur dann, wenn man genügend Fachwissen verfügt, auftretende Probleme selbständig zu lösen (Typisch: Wie schalte ich auf den Zwei-Monitor-Betrieb um? Wie bediene ich einen Beamer? Verfüge ich über die entsprechenden Datenkabel? Wieso stört diese nervige „Battery exhausted“-Warnung meine schöne Präsentation?). Das führt dazu, das nach meiner restriktiven Logik etwa 90% der Präsentierenden lieber gleich auf die guten, alten Folien ausweichen sollten. Sorry – aber die Technik ist leider nicht so weit, dass Ahnungslose diese fehlerfrei bedienen könnten.
• Multimedia? Nein danke. Wer weder auf Filme und aus dem Hintergrund hereinfliegende Punkte-Wolken verzichten kann, hat ein Qualitätsproblem mit dem Inhalt seiner Präsentation. Denn solche Feuerwerke dienen meiner Meinung nach hauptsächlich dazu, inhaltliche Schwächen zu verdecken.
• Pointing Device Wahre Profis haben einen Laserpointer im Sack. Randbemerkung: Die wenigsten Professoren an den Unis verfügen über dieses einfache und billige Hilfsmittel, obwohl die Damen und Herren seit Jahr(zehnt)en wöchentlich zweistündige Präsentationen halten. Noch besser, wenn man über ein Gerät verfügt, das auch gleich per Funk Mausklicks überträgt und der Präsentierende deshalb nicht an einen Radius von 0.5m um das Gerät herum gebunden ist. Das ultimative Profi-Zeigegerät vibriert sogar nach einer gewissen Zeit – optimal für Leute wie mich, die für ihre viel zu langen Referate gefürchtet sind.
• Plan B Notfälle können immer auftreten. Deshalb lohnt es sich, je nach Wichtigkeit der Präsentation einen Plan B zu verfolgen. Dies könnte beispielsweise der Ausdruck der Präsentation auf Folien sein. Tritt ein Stromausfall ein, hilft aber selbst diese Vorkehrung nichts. Schick sind auch Handouts, die die sechs Folien auf ein A4-Blatt packen – Leseschwache und Leute, die dem Präsentator gerne ein paar Slides voraus sind, werden es schätzen.

Wie hält es eigentlich eMeidi?

Haltet eure Kinnladen fest – eMeidi ist gerade in der Hinsicht im letzten Jahrhundert „stecken“ geblieben und führt seine Präsentationen mit Technik aus Opas Zeiten durch: Mit Folien, die von dem guten, alten Proki-Schreiber an die Wand projiziert werden. Gerade ich, der täglich Stunden hinter der Kiste verbringt, verwende keine digitalen Hilfsmittel zur Präsentation? Jepp. Getreu dem Motto: Nicht auf die ins Bild hereinfliegenden PowerPoint-Pünktli-Ergüsse kommt es drauf an, sondern um den Inhalt.

Die Slides fertige ich übrigens mit Microsoft Word. Mit der gesparten Zeit lese ich lieber noch ein weiteres Buch über das Referats-Thema und bin dann noch etwas sattelfester bei der freien Präsentation des Themas…

Derzeit arbeite ich wieder einmal an einem grösseren Web-Projekt, das in den nächsten Wochen online gehen wird. Normalerweise liefere ich bei Aufträgen sowohl Design als auch Programmierung (HTML, CSS und PHP) und Einfüllen der Inhalte aus meiner Hand, einem Generalunternehmer gleich.

Dieses mal wurde das Design von einem Grafiker angeliefert und von mir dann (mit Ach und Krach) umgesetzt. Bei meinen Designs achte ich dank meiner Erfahrung in der Umsetzung von Photoshop-Screens in funktionierendes HTML mit CSS automatisch darauf, dass ich nichts hineindesigne, was sich nachher mehr schlecht als recht umsetzen lässt. Trotz einiger Hindernisse (am zeitaufwändigsten war ein Schatten der „Inhaltsbox“, der unterschiedliche Seitenhintergründe überlagern sollte) konnte ich das Design schlussendlich umsetzen. Sichtlich stolz, denn anscheinend kriegt man mit CSS, Hartnäckigkeit und Tüftelei heutzutage fast alles hin – und sogar Cross-Browser-kompatibel.

Die ewigen Streitpunkte

Nachdem das Template fertig gestellt war, füllte ich die von der Auftraggeberin verfassten Inhalte in die entsprechenden Seiten ab. Bei der Durchsicht von Auftraggeber und Grafiker wurden aber zwei Wünsche laut:

Kleinere Schriftgrössen

Gemäss der Dank Web 2.0 herrschenden Auffassung kann Schrift fast nie zu gross sein. Deutlich anders war dies noch vor wenigen Jahren – die Grafikstudios unterboten sich gegenseitig mit „hippen“ Designs und noch kleineren Schriftgrössen. „Ist doch egal, wenn der Kunde den Text gar nicht lesen kann – wir designen für unsere Kollegen und all die schicken Bücher, in denen herausragende Werke alljährlich publiziert werden“ schien das Motto zu lauten. Kam hinzu, dass viele Designer und Web-Seitengestalter selbst 10 oder 11px-Texte problemlos lesen können. Das doppelt so alte Leute wie die Schöpfer von Web-Sites Probleme haben könnten, kleine Pixel-Schriften zu lesen, schien damals niemanden in den Sinn zu kommen.

Seit Web 2.0 scheinen Schriftgrössen kein Kritikpunkt mehr zu sein: Arial und möglichst gross, ein paar Verläufe und Rundungen, schon strahlt einem Web 2.0-Flair entgegen. Und ich muss sagen: Es gefällt mir. Wahrscheinlich mit dem Aufkommen von Weblogs und der vermehrten Lesetätigkeit bemerkten auch die hinterletzten Designer, a) den Benutzern lesbare Schriftgrössen vorzusetzen und b) die Benutzer diese im Notfall auch selbständig adjustieren zu lassen (wie oft betätige ich heutzutage Apfel-+, wenn ich längere Texte lesen muss? – priceless!).

Vereinzelt – wie bei diesem Projekt – gibt es aber immer noch Leute (vom Fach), die sich an einer 11px-Navigation nicht stören. Mit meinen anscheinend falschen Argumenten konnte ich leider auch nichts ausrichten, gab aber auch relativ schnell auf: Da ich nur als „Coder“ ausgewiesen werde, war mir ein Kampf gegen Windmühlen aber zu schade.

Links

Beim Wunsch, Links doch in der Standardformatierung nicht zu unterstreichen, standen mir die Haare zu Berge. Immerhin hatte ich dieses Mal gewichtige Argumente im Köcher, und zwar von niemand geringerem als dem Usability-Guru Jakob Nielsen:

Textual links should be colored and underlined to achieve the best perceived affordance of clickability, though there are a few exceptions to these guidelines.

Quelle: Guidelines for Visualizing Links

Meine Argumentation, dass der Benutzer Links auf den ersten Blick erkennen müsse, in dem man diese a) farblich wie auch b) mit Unterstreichung aus dem Begleittext hervorhebt, verpuffte auch hier: „Benutzer können ja über die Links fahren und erkennen anhand des anderen Cursors, dass es sich um einen Link handelt.“ Naja – ich als User möchte nicht die Maus über jede farbige Hervorhebung im Text bewegen, um zu überprüfen, ob es sich dabei um einen Link handelt …

Die Unterstreichung musste weg, aber immerhin hebt sich die Linkfarbe (ein wenig) vom restlichen Text ab. Auf Grund der kleinen Schriftgrösse und des mangelnden Kontrastes zur Standardfarbe des Textes sind Links aber dennoch nicht derart auffällig, wie sie es aus meiner Sicht sein sollten.

Der Entscheid aber, besuchte Links schwarz zu färben (und selbstverständlich ohne Unterstreichung), erachte ich als eindeutiger Fehler. Der Kontrast zum restlichen Text ist gleich null – hat erst jemand einen Link geklickt und sucht ihn etwas später wieder, muss diese Person über Adleraugen verfügen, wenn sie ihn wiederfinden will.

Ranglistenführer

Bei den zwei angesprochenen Problemkreise sind in Nielsens Top Ten Web Design Mistakes of 2005 an prominenter Stelle vertreten: Platz 1 und 2 werden von eben diesen Fehlern eingenommen. Auch 2005 scheint sich also doch nicht alles derart gebessert zu haben, wie ich das ursprünglich vermutet habe:

1. Legibility Problems

Bad fonts won the vote by a landslide, getting almost twice as many votes as the #2 mistake. About two-thirds of the voters complained about small font sizes or frozen font sizes; […]

2. Non-Standard Links

• Make obvious what’s clickable: for text links, use colored, underlined text (and don’t underline non-link text).
• Differentiate visited and unvisited links.
• Explain what users will find at the other end of the link, and include some of the key information-carrying terms in the anchor text itself to enhance scannability and search engine optimization (SEO). Don’t use „click here“ or other non-descriptive link text.
• Avoid JavaScript or other fancy techniques that break standard interaction techniques for dealing with links.
• In particular, don’t open pages in new windows (except for PDF files and such).

Links are the Web’s number one interaction element. Violating common expectations for how links work is a sure way to confuse and delay users, and might prevent them from being able to use your site.

Quelle: Top Ten Web Design Mistakes of 2005