Posts Tagged ‘Word’

Freitag, 16. Juni 2017

Icon zum PDF-Export in Word aktivieren

Auf der Arbeit bevorzuge ich es, PDFs anstelle von Word-Dateien zu versenden.

Damit das ohne langes herumhangeln in Menus funktioniert, habe ich mir in der Quick Access Toolbar einen Button platziert, der dies auf Knopfdruck bewerkstelligt.

Vorgehen:

  1. Rechtsklick auf Quick Access Toolbar
  2. Customize
  3. Choose commands from: All Commands
  4. Publish as PDF or XPS
  5. Klick auf „Add > >“
  6. OK

Quelle: save file as a .pdf shortcut for Word 2013

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Sonntag, 17. April 2016

Selektierten Text in Microsoft Word in Kleinbuchstaben umwandeln

Ganz einfach — entweder man verwendet einen Button (siehe den unten verlinkten Artikel), oder aber eine Tastenkombination:

Shift+F3

Quelle: Change the capitalization of text

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Sonntag, 29. November 2015

Nicht umbrechender Bindestrich in Microsoft Word

Will man nicht, dass Microsoft Word zwei mit Bindestrich getrennte Wörter automatisch umbricht, benötigt man einen sogenannten „Non Breaking Hyphen“ oder einen „bedingten Trennstrich“.

Diesen fügt man mittels Ctrl- (Minus) in das Dokument ein — oder über den Reiter „Auswahl 2“ im Sonderzeichen-Dialog.

Via: Inserting a Non-Breaking Hyphen

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Donnerstag, 12. Februar 2015

Komplexe Zeilen in Word-Tabellen einfügen

Auf der Arbeit muss ich für Prüfberichte regelmässig mehrere komplexe Tabellenzeilen in eine bestehende Word-Tabelle einfügen. Die erste und zweite Zeile enthalten je drei Spalten, gefolgt von einer dritten Zeile, deren Spalten zu einer einzigen grossen Zelle zusammengeführt sind.

Diese Kopieraktion tönt leichter als sie tatsächlich ist; das Frustrationspotential ist riesig und lässt einen an seinen PC-Fähigkeiten zweifeln.

Folgender Tipp half mir schlussendlich auf die Sprünge:

So if you do NOT use Paste Special but simply paste (Ctrl+V), you can put your cursor in the first empty cell (top left) of even a 1-row destination table (the whole row empty), and then paste your 300 rows of content and it will transfer just fine.

Quelle: Word tip – Copy/pasting rows from one table to another

Ich wählte also die drei Zeilen aus, und zwar so, dass die Selektion über das Zeilenende hinaus angezeigt wurde. Wer Absatzmarken anzeigen lässt sieht, wie die Selektion das sonnenähnliche Symbol umfasst. Anschliessend kopierte ich die Zeilen mittels Ctrl+C. Als nächstes fügte ich an der einzufügenden Stelle zuerst eine neue, leere Zeile ein. Ich platzierte den Cursor ganz an den Anfang in dieser Zelle. Und dann betätigte ich Ctrl+V – und siehe da, es klappte. Die Zeilen wurden in der korrekten Dimension und Reihenfolge eingefügt.

Wer hingegen eine der vier Einfügeoptionen anwendet, wird es nicht hinbekommen – entweder erhält man eine verschachtelte Tabelle eingefügt, nur der Inhalt der ersten kopierten Tabellenzeile wird eingefügt, oder schlussendlich verschiebt sich die ganze Tabellenspalten einfach gegen rechts und zerschiessen die Tabelle.

Microsoft – halleluja!

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Freitag, 8. November 2013

Automatische Nummerierungen in Word

Als IT-Auditor sieht man sich am Ende eines jeden Projektes mit der Abfassung von Feststellungen und Empfehlungen konfrontiert. Damit man diese Erkenntnisse sauber referenzieren kann, empfiehlt es sich, diese zu Nummerieren.

Eine Funktion, welche ich in Word noch viel zu wenig verwende, sind Felder, welche sich automatisch fortlaufend Nummerieren.

Im vorliegenden Fall verwendete ich solche Felder, um eine Liste von Fragen zu nummerieren, wobei vor dem Punkt jeweils die Rubrik steht und nach dem Punkt die Nummer der Frage. Da ich zu faul war, die Nummerierung der Fragen auch zu automatisieren, verwendete ich das Feld einzig für die Rubriken.

In der ersten Zeile der Tabelle erstellte ich also ein Feld mit folgendem Inhalt:

{SEQ RubrikID}

. Auf den nächsten Zeilen folgten die Fragen, welche diese Rubrik betrafen. Ich kopierte das Feld also und fügte es in die zweite Zeile ein und ergänzte die Zelle mit .1. Damit die Rubrik-ID nun aber nicht hochzählt, verwendet ich hierzu einen Modifier \C, welcher den Zähler mit dem aktuellen Wert ausgibt:

{SEQ RubrikID \C}

Bei Beginn der nächsten Rubrik kopierte ich das Feld aus der ersten Zeile, welches dann auch prompt auf 2 hochzählte.

Tipp: Die Felder aktualisieren sich nicht automatisch. Am Besten aktiviert man den gesamten Dokumentinhalt mit Ctrl-A und betätigt dann F9.

Via: Field codes: Seq (Sequence) field

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Donnerstag, 4. Oktober 2012

In Microsoft Word einen neuen Paragraphen nach einer Tabelle einfügen

Jeder Angestellte, welcher von seinem Arbeitgeber gezwungen wird, Microsoft Word einzusetzen kennt das Problem: Da habe ich also eine Tabelle und nach dieser kommt … nichts. Will heissen, die Tabelle reicht bündig bis ans Seitenende. Und nun steht man plötzlich vor dem Problem, dass man nach der Tabelle doch noch einige Paragraphen Text anfügen möchte. Indem man den Cursor in der letzten Tabellenzeile in die Spalte ganz rechts platziert und danach die Return-Taste betätigt, generiert man eine neue Tabellenzeile nach der anderen.

Abhilfe schafft folgender Trick:

Click the Show/Hide button on the toolbar until your paragraph marks appear. Without them, you cannot see what you are doing. To solve your situation, place your cursor in the last cell of the table, then hit Cursor Right twice.

You will see the cursor moves to the empty paragraph mark after the table.That’s the end of the file. Start typing there.

Quelle: cursor will not exit the table

Auf Deutsch: Anstelle dass man die Zeilenschaltungstaste betätigt, drückt man zweimal auf Cursor Rechts. Und schwupps, Word wechselt den Cursor auf die nächste Zeile und eröffnet einen neuen Paragraphen für die Texteingabe.

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Montag, 9. Juli 2012

Wenn Word 2007 bei jedem Speichern wegen Kommentaren und Änderungen nervt

The document being saved contains comments. Continue with save?

Wer sich – wie ich – über diese typische Nervensäge aus dem Hause Microsoft aufregt, dem sei hier Abhilfe empfohlen:

  1. Office-Knopf
  2. Word options
  3. Trust Center
  4. Trust Center Settings…
  5. [] Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments

Via: Prompts to save comments

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Freitag, 17. Februar 2012

Iteration über alle in eine Word-Datei eingebette OLE-Objekte

In einem Word-Dokument befinden sich ein Dutzend OLE-Objekte, sprich in die Word-Datei eingebettete Dateien wie PDFs, TXTs und XLSs.

Folgendes Visual Basic-Script iteriert über die Shapes und InlineShapes in einem Dokument und gibt den Dateinamen aus:

Sub emeidiListEmbeddedFiles()
    Debug.Print "Shapes in ActiveDocument.Shapes.Count: " & ActiveDocument.Shapes.Count
    Debug.Print ""
    
    For Each Shape In ActiveDocument.Shapes
        With Shape
            With .OLEFormat
                'Debug.Print "    .IconLabel: " & .IconLabel
                Debug.Print .IconLabel
            End With
        End With
    Next
    
    Debug.Print "Shapes in ActiveDocument.InlineShapes.Count: " & ActiveDocument.InlineShapes.Count
    Debug.Print ""
    
    For Each Shape In ActiveDocument.InlineShapes
        With Shape
            With .OLEFormat
                'Debug.Print "    .IconLabel: " & .IconLabel
                Debug.Print .IconLabel
            End With
        End With
    Next
    
    
End Sub

Das Script kann problemlos angepasst und erweitert werden, um die Eigenschaften der entsprechenden Objekte zu verändern.

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Labels: Programmierung

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